Hvordan og hvorfor ha god møteinnkallelse?

Hva og hvorfor?

Mange møteinnkallelser er dessverre ganske rett fram og kjedelige. Noen ganger får du bare beskjed om å møte opp til et bestemt sted på et bestemt tidspunkt. Du vet nesten ikke hva møtet skal handle om annet enn hvor lenge det skal vare. Et møte begynner på sett og vis allerede med møteinnkallelsen – her får deltakerne forventninger om hvordan møtet kommer til å bli.

Gode møteinnkallelser er viktige av flere grunner:

1. Forutsigbarhet: En tydelig møteinnkallelse kommuniserer formålet med møtet, agendaen, tidspunktet og stedet tydelig til deltakerne, noe som bidrar til klarhet og forutsigbarhet.
2. Effektivitet: En godt utformet møteinnkallelse hjelper til med å sikre at deltakerne er forberedt på møtet og vet hva som forventes av dem. Dette kan bidra til å gjøre møtet mer effektivt og produktivt.
3. Engasjement: Ved å inkludere relevant informasjon og agenda i møteinnkallelsen, kan deltakerne føle seg mer engasjert og motivert til å delta aktivt i møtet.
4. Respekt for deltakernes tid: En god møteinnkallelse respekterer deltakernes tid ved å gi dem nødvendig informasjon på forhånd slik at de kan planlegge sin tid og forberede seg til møtet på en hensiktsmessig måte.
5. Tillit og eierskap: Å sende ut grundige og klare møteinnkallinger viser profesjonalitet og omtanke fra møtelederens side, og dette kan bidra til å bygge tillit blant deltakerne.

Hvordan?

Lag en litt annerledes møteinnkallelse dersom du ønsker at deltakerne skal komme til møtet med forventninger om å skape noe sammen. Her følger et forslag for å sette deg på sporet:

Eksempel: møteinnkallelse