Hvordan og hvorfor ha god møteinnkallelse?
Publisert:
Allerede før deltakerne kommer til et møte eller en prosess du skal lede, vil de starte med å forberede seg til hva som skal skje.
Hva og hvorfor?
Mange møteinnkallelser er dessverre ganske rett fram og kjedelige. Noen ganger får du bare beskjed om å møte opp til et bestemt sted på et bestemt tidspunkt. Du vet nesten ikke hva møtet skal handle om annet enn hvor lenge det skal vare. Et møte begynner på sett og vis allerede med møteinnkallelsen – her får deltakerne forventninger om hvordan møtet kommer til å bli.
Gode møteinnkallelser er viktige av flere grunner:
- Forutsigbarhet: En tydelig møteinnkallelse kommuniserer formålet med møtet, agendaen, tidspunktet og stedet tydelig til deltakerne, noe som bidrar til klarhet og forutsigbarhet.
- Effektivitet: En godt utformet møteinnkallelse hjelper til med å sikre at deltakerne er forberedt på møtet og vet hva som forventes av dem. Dette kan bidra til å gjøre møtet mer effektivt og produktivt.
- Engasjement: Ved å inkludere relevant informasjon og agenda i møteinnkallelsen, kan deltakerne føle seg mer engasjert og motivert til å delta aktivt i møtet.
- Respekt for deltakernes tid: En god møteinnkallelse respekterer deltakernes tid ved å gi dem nødvendig informasjon på forhånd slik at de kan planlegge sin tid og forberede seg til møtet på en hensiktsmessig måte.
- Tillit og eierskap: Å sende ut grundige og klare møteinnkallinger viser profesjonalitet og omtanke fra møtelederens side, og dette kan bidra til å bygge tillit blant deltakerne.
Hvordan?
Lag en litt annerledes møteinnkallelse dersom du ønsker at deltakerne skal komme til møtet med forventninger om å skape noe sammen. Her følger et forslag for å sette deg på sporet:
Fagartikler
Hvordan starte opp et møte på en engasjerende måte?
Å starte opp et møte på en engasjerende måte har stor betydning for hvordan møtet utarter seg, og hvilke resultater du vil kunne få.
Hvordan lage fokus for en prosess eller et møte jeg skal lede?
Å lage fokus for en prosess eller et møte man skal lede kan være utfordrende. Ofte beskriver heller medarbeidere det de ikke ønsker seg i stedet for det de faktisk ønsker seg. Nedenfor har vi plukket ut tre ulike fokusmetoder som vi mener kan være til hjelp i forkant av møter eller prosesser.
Hvorfor prosessledelse?
Mange i privat og offentlig sektor opplever det utfordrende å fylle rollen som leder, prosjektleder, rådgiver eller koordinator i egen organisasjon. De skal ikke bare lede andre mennesker i komplekse prosesser, men også i de mindre møtene i arbeidshverdagen. Veldig ofte er det da krav til at de skape engasjement, aktiv deltakelse og eierskap, som igjen skal bidra til positiv utvikling og endring for å nå organisasjonens mål. Det er ikke alltid så enkelt!