Hvordan bruker du prosessledelse for å lede gode og produktive møter?

I følge Victoria Stray som forsker på møter ved Senter for Informatikk ved Universitet i Oslo, bruker ansatte halvparten av arbeidstiden sin i møter, der en stor del av denne tiden oppleves som bortkastet.

Heldigvis kan du som møteleder med enkle prosessledergrep bidra til møter der deltakerne blir involvert, engasjerte og opplever nytteverdi. Her vil vi ta for oss noen av tipsene du trenger.

For deg som allerede har gjennomført Prosesslederstudiet vil mye av dette være repetisjon, men vi tenker likevel at det kan være en nyttig påminnelse.

Planlegge møter

Selv om vi alle vet at planlegging og forberedelser er smart for å få et godt resultat, er det ofte lett å hoppe over i en travel hverdag. Resultatet blir dessverre ofte dårlige møter der deltakerne føler det bortkastet å delta og resultatene uteblir. Dette henger sammen. Derfor oppfordrer vi deg til å bruke tid på forberedelser. Det behøver ikke å ta lang tid.

Gjennomføre møter

Nå er du godt forberedt og møtet kan starte.

Her deler vi noen enkle tips, kloke grep og verktøy som vil gjøre møtene dine bedre både for deltakerne og deg som møteleder:

• Etter at du har ønsket velkommen, er det lurt å åpne med å repetere formål, mål, fokusspørsmål og agenda for møtet.
• Deretter er det viktig å koble deltakerne på. Det kan du gjøre gjennom det vi i Lent kaller en Innsjekk. Dette er et effektivt verktøy som sørger for at alle føler seg viktige og inkludert. En mulighet er å bruke fokusspørsmålet dere skal finne svar på for å sjekke inn. Still for eksempel spørsmålet: Hva er det første tankene du gjør deg rundt det spørsmålet vi skal finne svar på i dag?

La deltakerne sitte 1 minutt og tenke individuelt før de snur seg mot den som sitter ved siden av og deler det de har tenkt med hverandre. Har du tid, kan du høre noen tanker fra disse samtalene i plenum til slutt.

Nå har du brukt et av de mest sentrale verktøyene i prosessledelse – IGP

Så starter arbeidet med å finne svar på temaet for møtet. Dersom fokus for møtet er å finne løsning på et problem eller behov, kan du bruke strukturen med tre faser – åpne, integrere, lukke.:

ÅPNE: For denne fasen finnes det mange verktøy. Det mest vanlige er kanskje en klassisk idédugnad. Bruk denne strukturen for å gjennomføre:

• Repetere tema/spørsmålet dere skal jobbe med
• Dersom det er mer enn 6 deltakere i møtet er det lurt å jobbe i grupper.
• Minn om at alle idéer er gode i denne fasen. Vær nysgjerrig og bygg videre på hverandres ideer. Ja – og!
• Start med å la alle jobbe individuelt med å utvikle ideer. Deretter deles idéene med de andre deltakerne. Deltakerne deler en og en idé med hverandre til alle ideer er delt.

INTEGRERE: Her handler det om å få oversikt over alle idéene og velge noen å jobbe videre med.

• Sortér og gruppér ideene for å få oversikt
• Velg ut noen lovende idéer. Bruk gjerne verktøyet Idéutvelgelse for å gjøre det enklere å velge ut de beste. Vi bruker ofte kriteriene attraktiv og realiserbar for å vurdere ideer, men du velger de som passer i din kontekst.

LUKKE: Dersom målet for møtet også er å komme fram til en løsning, er det tid for å velge ut en eller flere ideer som utfyller hverandre, og konkretisere. Her kan verktøyet idémalvære et godt verktøy.

• Sørg for at du har litt tid på slutten av møtet til å avtale hva som skal skje videre – hvem følger opp hva osv.
• Avslutning – legg gjerne inn et par minutter helt til slutt for å lukke møtet og koble alle på. Vi kaller dette for utsjekk. Her kan du for eksempel spørre deltakerne om å velge en ting de har blitt inspirert av og tar med seg fra møtet.

Lede møter

Nå har du mange tips og verktøy for å forberede og gjennomføre gode møter hvor målet er å finne løsninger sammen. Ikke alle møter har dette som mål. Det som imidlertid gjelder for alle møter er at oppgaven din som møteleder er å involvere og engasjere deltakerne slik at møtet oppleves verdifullt for alle og deltakerne føle. Deltakere som har det bra skaper gode reultater. .

Som hjelp til dette kan verktøyet Prosesslederkompasset være nyttig både i dine forberedelser og underveis i møtet. Start med å tenke på fokusspørsmålet dere skal jobbe med i møtet og konteksten møtet befinner seg i.

Når du har gjort dette kan du tenke gjennom de ulike elementene i kompasset:

• Åpenhet – hvordan kan du balansere egne meninger med også å være åpen for deltakernes synspunkter
• Lytting – hvordan kan du ha fokus på å lytte godt og til det deltakerne sier
• Tilstedeværelse – i en travel arbeidshverdag har vi ofte mange tanker i hodet på en gang. Det kan gjøre deg til en mindre oppmerksom og tilstedeværende møteleder. Hvordan kan du la de andre tankene “ta pause” slik at du kan være helt tilstede i møtet du leder nå. Når du er helt tilstede blir du mye bedre til å fange opp endringer i samspillet mellom deltakerne – noen som melder seg ut eller noen som “tar over” møtet.
• Spørsmål – gode spørsmål skaper engasjement og deltagelse. Forbered spørsmål du tenker er viktige å få svar på og still nysgjerrige oppfølgingsspørsmål underveis.

Et siste tips vi har lyst til å gi dere i denne omgang:
Bruk anerkjennelse aktivt i møtene dine. Ha fokus på å se og anerkjenne deltakernes styrker og bidrag underveis. Husk at deltakere som har det bra – gjør det bra!