Publisert:
Mange arbeidsoppgaver og roller krever at du kan å lede prosjekter, og som prosjektleder er man automatisk ansvarlig for å styre prosessen, selv om man kanskje ikke alltid er klar over det. Men hva er egentlig forskjellen mellom å være prosjektleder og prosessleder?
Prosjektledere har ofte gode verktøy for å organisere og kontrollere prosjekter, men de kan mangle ferdigheter når det gjelder å lede deltakerne på en måte som virkelig sikrer suksess og ønskede resultater. Dette er hvor prosesslederens rolle kommer inn. Agil prosjektledelse er også et begrep som forsøker å integrere disse aspektene i prosjektarbeidet. En prosessleder har konkrete verktøy og metoder som hjelper deltakerne med å utnytte sitt potensial både individuelt og som en del av teamet.
Når du fungerer som både prosjektleder og prosessleder samtidig, kan du støte på dilemmaet med å balansere begge rollene. Du ønsker å stille de riktige spørsmålene som inspirerer deltakerne til å komme med nye løsninger og kreative ideer, samtidig som du kanskje selv har bidrag å tilføre. Hvordan kan du håndtere dette uten å begrense eller påvirke deltakernes ideer og forslag?Når du fungerer som både prosjektleder og prosessleder samtidig, kan du støte på dilemmaet med å balansere begge rollene. Du ønsker å stille de riktige spørsmålene som inspirerer deltakerne til å komme med nye løsninger og kreative ideer, samtidig som du kanskje selv har bidrag å tilføre. Hvordan kan du håndtere dette uten å begrense eller påvirke deltakernes ideer og forslag?
Noen organisasjoner løser denne problematikken ved å ha både prosjekt- og prosessleder i sine prosjekter. Prosjektlederen vil da trekke seg helt ut av prosessen og overlate til prosesslederen å få fram de gode diskusjonene, samspillet og kreativiteten. Dette krever ekstra mye ressurser og neste ikke mulig med tanke på antall møter, så i praksis forventes det som oftest at begge rollene ivaretas av prosjektlederen. Dette krever innsikt, metoder, verktøy og opplæring i prosessledelse.
Prosjektledelse handler om å planlegge, organisere, styre og kontrollere et prosjekt frem til ferdigstillelse av leveransen. Det er viktig å mobilisere medarbeidernes initiativ, kompetanse og kreativitet for å finne de beste løsningene på utfordringene. Prosjektlederen har ansvaret for å sørge for at deltakerne har god oversikt over prosjektet, klare roller og forventninger til leveranser. Etter at oppgaven er løst, evalueres prosjektet og løsningen implementeres.
Når mange faktorer og interesser er i spill på samme tid, kan det fort bli krevende å lede prosjekter i riktig retning. Prosessledelse handler om å legge til rette for å lykkes med samarbeidet og samhandlingen. Prosesslederen har verktøy og metoder for å skape engasjement og aktiv deltakelse som gjør at deltakerne finner svar og utvikler løsninger sammen. Løsninger på komplekse utfordringer som bidrar til å drive endring, utvikling og innovasjon i organisasjonen. En prosessleder streber etter å ha en nøytral og upartisk posisjon i forhold til sluttproduktet.
I prosjekter er det ofte mange faktorer og interesser i spill samtidig og da kan det være utfordrende å lede prosjektene i riktig retning.
Prosjektledere utøver prosessledelse som en del av jobben når de involverer deltakerne i å ta beslutninger eller skape nye produkter eller resultater. Imidlertid er de kanskje ikke alltid klar over hva denne rollen innebærer eller hvilke muligheter den gir.
Prosjektledere kan ha god kjennskap til prosjektmetodikk, men de kan mangle effektive metoder for å sikre at deltakerne bidrar optimalt til å oppnå ønskede resultater. Derfor ser vi en økende interesse for bedre kompetanse innen prosessledelse blant både prosjektledere og ledere, uansett sektor og bransje.
1. Effektiv planlegging og styring av prosjekter: En prosjektleder med prosesslederkompetanse er i stand til å utvikle og implementere effektive prosesser for planlegging, organisering, styring og oppfølging av prosjekter. Dette innebærer å definere klare mål/hensikt, identifisere nødvendige ressurser, planlegge aktiviteter og definere milepæler. Prosesslederkompetanse bidrar til å sikre at prosjektet følger en strukturert og effektiv fremgangsmåte.
2. Ressursforvaltning: Prosesslederkompetanse hjelper prosjektlederen med å optimalisere ressursbruken i prosjektet. Dette inkluderer å identifisere nødvendige ressurser, fordele arbeidsoppgaver, håndtere endringer og sikre at ressursene brukes på en optimal måte for å oppnå prosjektmålene.
3. Kommunikasjon og samarbeid: En prosjektleder med prosesslederkompetanse er i stand til å etablere og opprettholde god kommunikasjon og samarbeid med alle interessenter i prosjektet, inkludert prosjektteamet, kunder, leverandører og andre interessenter. Dette bidrar til å sikre at informasjonen flyter jevnt, at forventninger er tydelige, og at alle arbeider mot felles mål.
4. Kontinuerlig forbedring: Prosesslederkompetanse innebærer en bevissthet om behovet for kontinuerlig forbedring og læring. En prosjektleder med denne kompetansen vil kunne evaluere prosjektets resultater og gjennomføring, identifisere områder som kan forbedres, og implementere endringer for å øke effektiviteten og kvaliteten på fremtidige prosjekter.
Prosesslederkompetanse gir prosjektlederen et sett av verktøy og ferdigheter som er avgjørende for å håndtere kompleksiteten og usikkerheten i prosjekter. Det bidrar til å sikre at prosjekter blir gjennomført på en strukturert, effektiv og vellykket måte, samt at de mellommenneskelige behovene til deltakerne blir ivaretatt på en god måte.
Dette er en ferdighet som det må trenes på og det kan du gjøre sammen med Lent.
Referanser:
Sibbet, D. (2002). Principles of Facilitation. San Francisco: The Grove Consultants International.
Ønsker du å lære og trene på metoder og verktøy som skal bidra til at du leder på en måte som fremmer enda mer deltagelse, eierskap og kreativitet fra alle involverte?
Les mer
